Давайте подробнее разберем, как BPM no-code система A01 экономит время на коммуникациях, и отдельно остановимся на возможностях долгосрочного хранения данных.
Экономия времени на коммуникациях

1. Централизация общения:

• Все обсуждения, комментарии и уведомления происходят внутри системы. Это избавляет от необходимости использовать почту, мессенджеры или другие каналы связи, что сокращает время на поиск информации и переключение между платформами.

1. Автоматизация уведомлений:

• Система автоматически отправляет уведомления о новых задачах, изменениях статусов, просроченных сроках и других важных событиях. Это исключает необходимость вручную напоминать коллегам о задачах.

1. Прозрачность процессов:

• Каждый участник процесса видит, кто отвечает за задачу, на каком этапе она находится и какие сроки установлены. Это снижает количество уточняющих вопросов и ускоряет выполнение задач.

1. Сокращение переписок:

• Вместо длительных обсуждений в почте или чатах, все комментарии и решения фиксируются непосредственно в задаче. Это делает коммуникации более структурированными и понятными.

1. Автоматическая маршрутизация задач:

• Задачи автоматически передаются между участниками процесса в зависимости от их роли или этапа выполнения. Например, после согласования документа он автоматически отправляется на подпись следующему ответственному лицу. Это исключает задержки, связанные с ручной передачей задач.

1. Интеграция с почтой и мессенджерами:

• A01 может интегрироваться с почтовыми сервисами (например, Gmail, Outlook) и мессенджерами (например, Telegram, Slack). Это позволяет получать уведомления и работать с задачами, не выходя из привычных инструментов.

1. Шаблоны коммуникаций:

• Для часто повторяющихся процессов можно создавать шаблоны уведомлений, писем или задач. Это избавляет от необходимости каждый раз писать однотипные сообщения.

1. Сокращение времени на согласование:

• Система автоматически направляет документы на согласование всем необходимым участникам, отслеживает их действия и напоминает о сроках. Это ускоряет процесс утверждения и снижает вероятность задержек.

Долгосрочное хранение данных в системе

1. Централизованное хранилище:

• Все данные, документы, задачи и история их выполнения хранятся в одном месте. Это обеспечивает удобство доступа и минимизирует риск потери информации.

1. История изменений:

• A01 сохраняет полную историю всех действий, выполненных в системе: кто и когда создал задачу, внес изменения, утвердил документ и т.д. Это полезно для аудита, анализа процессов и разрешения спорных ситуаций.

1. Архивация данных:

• Данные могут храниться в системе годами, что особенно важно для компаний, которым требуется соблюдение нормативных требований (например, GDPR, ФЗ-152 о персональных данных).
• Архивация позволяет сохранять историю процессов даже после их завершения.

1. Безопасность и доступ:

• Данные защищены с помощью ролевого доступа, шифрования и других механизмов безопасности. Это гарантирует, что информация будет доступна только авторизованным пользователям.
• Долгосрочное хранение данных не приводит к их утечке или несанкционированному доступу.

1. Поиск и аналитика:

• Долгосрочное хранение данных позволяет использовать их для аналитики. Например, можно анализировать, сколько времени занимает выполнение определенных процессов, и находить узкие места.
• Поиск по архиву данных помогает быстро находить нужные документы или задачи, даже если они были созданы несколько лет назад.

1. Резервное копирование:

• Современные BPM-системы, включая A01, предусматривают регулярное резервное копирование данных. Это защищает информацию от потери в случае сбоев или технических проблем.

Пример экономии времени на коммуникациях
Представим, что компания занимается согласованием договоров с клиентами. Без BPM-системы процесс может выглядеть так:

1. Менеджер отправляет договор на согласование по почте.
2. Юрист проверяет документ и отправляет правки обратно.
3. Менеджер вносит изменения и снова отправляет договор.
4. Финансовый отдел проверяет условия оплаты и согласовывает документ.
5. Все этапы сопровождаются длительными переписками и уточнениями.

С A01 процесс выглядит иначе:

1. Менеджер загружает договор в систему и запускает процесс согласования.
2. Задача автоматически передается юристу, который вносит правки прямо в системе.
3. После внесения изменений договор автоматически направляется в финансовый отдел.
4. Все уведомления и комментарии хранятся в одной задаче, что исключает необходимость в переписках.
5. История всех действий сохраняется для дальнейшего использования.

Итог
BPM no-code система A01 значительно экономит время на коммуникациях за счет автоматизации процессов, централизации общения и прозрачности задач. Долгосрочное хранение данных обеспечивает безопасность, доступность и возможность анализировать процессы в будущем.